Caso práctico · Conciliación financiera y acceso ejecutivo a la información
Un sistema de IA en producción redujo el trabajo manual de conciliación de unas 2.100 horas al año a unas 5.
En dos sociedades, el sistema concilió automáticamente 279 de 284 transacciones. Las personas gestionaron solo cinco excepciones y el CEO obtuvo acceso directo a información financiera fiable.
Unas 2.095 horas de capacidad devueltas al equipo cada año.
No construimos una herramienta para que las personas conciliaran más rápido. moraix rediseñó el proceso para que el sistema se ocupe del trabajo rutinario, las personas gestionen la incertidumbre y cada resultado permanezca conectado a la evidencia que lo respalda.
Resultado operativo
Qué cambió.
Antes
horas/año
de trabajo manual de conciliación
Después
horas/año
de trabajo manual de conciliación
Resultado
devueltas al equipo
menos esfuerzo manual de conciliación
de capacidad liberada
devueltas al CEO
El sistema no hizo que las personas conciliaran más rápido. Cambió el modelo operativo: el sistema se ocupa de la conciliación; las personas, de las excepciones.
Esfuerzo de conciliación manual
Reducción del 99,8 %Transacciones que requieren conciliación humana
98,2 % conciliadas automáticamenteCapacidad del equipo
La carga de trabajo recurrente prácticamente desapareceEl problema ejecutivo
El verdadero problema no era la conciliación. Era la visibilidad.
La empresa opera con varias sociedades, cuentas bancarias, proveedores y periodos financieros.
Para el CEO, eso creaba un problema mucho mayor que la carga administrativa: obtener una respuesta fiable a una pregunta sencilla sobre el negocio podía requerir horas de trabajo de otras personas.
- ¿A qué proveedores hemos pagado más?
- ¿Cuánto hemos gastado con un proveedor concreto entre todas las sociedades?
- ¿Qué pagos siguen sin tener una factura que los respalde?
- ¿Hay facturas duplicadas o pagos inusuales?
- ¿Cuánto ha gastado realmente una sociedad este año?
- ¿Qué información podemos facilitar con confianza a un inversor o a un banco?
Las decisiones tardan más de lo necesario
Una pregunta que debería resolverse en minutos puede exigir correos, hojas de cálculo e investigación manual antes de que el CEO pueda actuar.
El CEO depende de otras personas para interpretar el negocio
El CEO no tiene acceso directo a una visión financiera fiable. El conocimiento necesario para responder reside en las personas que saben dónde están los datos, cómo están estructurados y cómo relacionarlos.
Cada nueva pregunta genera más trabajo
Las actualizaciones para inversores, la financiación bancaria, las revisiones de proyectos y las preguntas de dirección obligan a reunir una y otra vez la misma información financiera subyacente.
El equipo financiero tenía los datos. El CEO no tenía las respuestas.
Por eso, el objetivo era mayor que automatizar la conciliación. Era construir una base financiera fiable que el CEO pudiera consultar directamente.
Qué construyó moraix
Un único proceso financiero para ambas sociedades.
moraix conectó los documentos, las transacciones bancarias y los registros financieros de respaldo de la empresa en un único proceso controlado.
Cuando la evidencia respalda una coincidencia fiable, el sistema concilia la transacción automáticamente. Cuando la evidencia es incompleta o contradictoria, crea una excepción para que la revise una persona en lugar de adivinar.
Cada transacción conciliada permanece conectada a la evidencia que la respalda. El resultado es una base financiera fiable que pueden utilizar el CEO, el equipo financiero y los procesos de reporting posteriores.
El modelo operativo
Documentos y datos bancarios
Evidencia financiera estructurada
Transacciones conectadas a sus registros de respaldo
¿Respalda la evidencia una coincidencia fiable?
Sí · Evidencia suficiente
Conciliación automática
279 transacciones
No · Incertidumbre
Revisión humana
5 transacciones
Base financiera fiable
Registros conciliados conectados a su evidencia
- Agente financiero para el CEO
- Apoyo al equipo financiero
- Reporting
transacciones procesadas
conciliadas automáticamente · 98,2 %
entregadas a revisión humana · 1,8 %
El sistema se ocupa de las transacciones rutinarias. Las personas conservan el control cuando la evidencia exige criterio.
Qué pasó con las cinco excepciones
Cuando la evidencia no era suficiente, el sistema no adivinó.
Expuestas como excepciones
Cinco transacciones no se pudieron conciliar de forma fiable con la evidencia disponible y se enviaron a revisión.
Ninguna coincidencia adivinada
Cuando la evidencia era insuficiente, el sistema se detuvo y creó una excepción en lugar de inventar certeza.
La evidencia que faltaba, a la vista
Cada excepción mostró los documentos, los datos de la transacción y los huecos sin resolver necesarios para revisarla.
La decisión la tomó el contable
El sistema preparó el caso, pero el equipo financiero determinó la conciliación final.
La evidencia siguió adjunta
Una vez resuelto, el registro conservó los documentos de soporte y el rastro de la decisión que hay detrás del resultado.
El sistema es fiable no porque automatice el 98,2 % del trabajo, sino porque hace que el 1,8 % restante sea explícito, controlado y auditable.
El agente financiero
Un agente financiero. Dos funciones.
Los datos conciliados alimentan un agente financiero que utilizan tanto el CEO como el equipo financiero.
Base financiera fiable
Un agente financiero
Respuestas
CEO
- Consulta directamente los registros conciliados
- Obtiene respuestas respaldadas por evidencia
- Utiliza la información para decidir
Excepciones
Equipo financiero
- Investiga los casos inciertos
- Revisa transacciones y evidencia
- Mantiene la decisión final sobre la conciliación
Caso de uso 01
El CEO puede preguntar directamente al negocio.
En lugar de pedir a alguien que reúna la información, el CEO puede consultar directamente los datos financieros conciliados.
- ¿Cuál es nuestra liquidez consolidada entre las dos sociedades?
- Son 1.284.506,32 €.
Sociedad holding: 961.210,11 € a 31 dic.
Sociedad operativa: 323.296,21 € a 30 dic.
Todo conciliado con los extractos bancarios. - ¿Hay algo pendiente que deba saber?
- Tres transacciones esperan revisión. La mayor es de 18.435,20 €, sin conciliar desde hace seis días. Cada cifra enlaza con su documento de origen.
- ¿Quién se encarga de eso?
- Está en la cola de tu responsable financiero con la evidencia adjunta. No se ha contabilizado nada sin aprobación humana.
El CEO puede preguntar por:
- Gasto por proveedor
- Pagos entre sociedades
- Documentación ausente
- Transacciones inusuales
- Evolución del gasto
- Cualquier otra información contenida en los datos conciliados
Cada respuesta permanece conectada a la evidencia disponible.
Antes
Pedir a alguien que encuentre, concilie y explique la respuesta.
Ahora
Preguntar directamente al sistema financiero.
Caso de uso 02
El equipo financiero investiga las excepciones.
Cuando el sistema no puede establecer una coincidencia fiable, el agente ayuda al equipo financiero a entender por qué.
Reúne:
- La transacción bancaria
- Los documentos disponibles
- Los registros financieros relacionados
- La evidencia que respalda las posibles coincidencias
- La información ausente o contradictoria
El agente prepara la investigación. La persona revisa la evidencia y toma la decisión final.
Medición y alcance
Qué se midió y qué se estimó.
Resultados observados del sistema
284 transacciones bancarias. Un ejercicio financiero completo.
- 279 conciliadas automáticamente
- 5 pasaron a revisión humana
documentos procesados
transacciones bancarias procesadas
conciliadas automáticamente
tasa de conciliación automática
excepciones
tasa de excepciones
posibles facturas duplicadas identificadas
carencias detectadas en facturas extranjeras
alcance medido
Impacto estimado en las personas
horas de conciliación manual al año
de capacidad devuelta al equipo
de reducción del esfuerzo manual de conciliación
de capacidad liberada
devueltas al CEO
Las cifras de rendimiento del sistema están medidas sobre el conjunto de datos de producción. Las cifras de impacto en las personas son estimaciones basadas en la carga de trabajo anterior del equipo y en el volumen de excepciones observado.
Más allá de un solo proceso
Lo probado hasta ahora es solo una parte del alcance potencial.
- 2 sociedades × 1 ejercicio financiero2 sociedades · un ejercicio fiscal
- 17 sociedades × varios periodos financieros2024 · 2025 · 2026 hasta la fecha
Un único ejercicio en las 17 sociedades representa 8,5 veces el alcance por número de sociedades del caso medido.
Cada sociedad puede tener un volumen de transacciones y una complejidad diferentes, por lo que no presentamos este multiplicador como ahorro materializado.
Pero el principio operativo no cambia: cuando la conciliación se convierte en una capacidad del sistema en lugar de una tarea humana recurrente, el beneficio crece a medida que se incorpora más trabajo financiero.
Del trabajo administrativo a la infraestructura financiera
Antes
- Las personas concilian los datos manualmente
- El CEO pide respuestas a otras personas
- Cada nueva solicitud de información genera más trabajo manual
Ahora
- Las transacciones y los documentos se concilian automáticamente
- Las personas trabajan únicamente sobre las excepciones
- El CEO consulta directamente los datos conciliados mediante el agente
- El equipo financiero utiliza el mismo agente para investigar las excepciones
Siguiente
- Generar informes para inversores a partir de la misma base financiera
- Preparar reporting bancario para procesos de financiación
- Incorporar más sociedades y periodos financieros al sistema
El beneficio no son solo las aproximadamente 2.095 horas anuales de capacidad recuperada en conciliación. Es haber construido una infraestructura financiera que puede reutilizarse en todo el grupo.
Evaluemos tu proceso crítico.
No necesitas empezar con una estrategia de IA. Basta con un proceso concreto, su carga de trabajo actual, los sistemas que intervienen y los puntos donde todavía hace falta criterio humano. En 30 minutos podemos valorar si existe una oportunidad real para transformar ese trabajo en un sistema en producción y qué tendría que ser verdad para que merezca la pena hacerlo.