Caso di studio · Riconciliazione finanziaria e accesso diretto alle informazioni per il CEO
Un sistema di IA in produzione ha ridotto il lavoro manuale di riconciliazione da circa 2.100 ore all'anno a circa 5.
Per due società, il sistema ha riconciliato automaticamente 279 transazioni su 284. Le persone hanno gestito solo cinque eccezioni e il CEO ha ottenuto accesso diretto a informazioni finanziarie affidabili.
Circa 2.095 ore di capacità restituite ogni anno al team.
Non abbiamo creato uno strumento che consentisse alle persone di riconciliare più velocemente. moraix ha riprogettato il processo affinché il sistema gestisca il lavoro ordinario, le persone gestiscano l'incertezza e ogni risultato resti collegato alle evidenze che lo supportano.
Risultato operativo
Che cosa è cambiato.
Prima
ore/anno
di lavoro manuale di riconciliazione
Dopo
ore/anno
di lavoro manuale di riconciliazione
Risultato
restituite al team
di lavoro manuale di riconciliazione in meno
di capacità liberata
restituite al CEO
Il sistema non ha fatto riconciliare le persone più velocemente. Ha cambiato il modello operativo: il sistema gestisce la riconciliazione; le persone gestiscono le eccezioni.
Impegno per la riconciliazione manuale
Riduzione del 99,8%Transazioni che richiedono riconciliazione umana
98,2% abbinate automaticamenteCapacità del team
Il carico di lavoro ricorrente di fatto scompareIl problema del management
Il vero problema non era la riconciliazione. Era la visibilità.
L'azienda opera tra più entità, conti bancari, fornitori e periodi finanziari.
Per il CEO, ciò creava un problema molto più grande del carico amministrativo: ottenere una risposta affidabile a una semplice domanda sull'azienda poteva richiedere ore di lavoro altrui.
- Quali fornitori abbiamo pagato di più?
- Quanto abbiamo speso con un determinato fornitore nelle diverse entità?
- Quali pagamenti non hanno ancora una fattura giustificativa?
- Ci sono fatture duplicate o pagamenti insoliti?
- Quanto ha effettivamente speso una determinata entità quest'anno?
- Quali informazioni possiamo fornire con sicurezza a un investitore o a una banca?
Le decisioni richiedono più tempo del necessario
Una domanda che dovrebbe richiedere pochi minuti può comportare email, fogli di calcolo e indagini manuali prima che il CEO possa agire.
Il CEO dipende dalle persone per interpretare l'azienda
Il CEO non ha accesso diretto a una visione finanziaria affidabile. Le conoscenze necessarie per rispondere risiedono nelle persone che sanno dove si trovano i dati, come sono strutturati e come metterli in relazione.
Ogni nuova domanda genera altro lavoro
Gli aggiornamenti per gli investitori, i finanziamenti bancari, le revisioni dei progetti e le domande della direzione impongono di raccogliere ogni volta le stesse informazioni finanziarie sottostanti.
Il team finanziario aveva i dati. Il CEO non aveva le risposte.
Per questo, l'obiettivo andava oltre l'automazione della riconciliazione. Consisteva nel creare una base finanziaria affidabile che il CEO potesse consultare direttamente.
Cosa ha costruito moraix
Un unico processo finanziario per entrambe le società.
moraix ha collegato i documenti, le transazioni bancarie e i registri finanziari di supporto dell'azienda in un unico processo controllato.
Quando le evidenze supportano un abbinamento affidabile, il sistema riconcilia automaticamente la transazione. Quando sono incomplete o contraddittorie, crea un'eccezione per una persona invece di tirare a indovinare.
Ogni transazione riconciliata resta collegata alle evidenze che la supportano. Il risultato è una base finanziaria affidabile utilizzabile dal CEO, dal team finanziario e dai successivi processi di reporting.
Il modello operativo
Documenti e dati bancari
Evidenze finanziarie strutturate
Transazioni collegate ai relativi record di supporto
Le evidenze supportano un abbinamento affidabile?
Sì · Evidenze sufficienti
Riconciliazione automatica
279 transazioni
No · Incertezza
Revisione umana
5 transazioni
Base finanziaria affidabile
Registri riconciliati collegati alle relative evidenze
- Agente finanziario per il CEO
- Supporto al team finanziario
- Reporting
transazioni elaborate
riconciliate automaticamente · 98,2%
sottoposte a revisione umana · 1,8%
Il sistema gestisce le transazioni ordinarie. Le persone mantengono il controllo quando le evidenze richiedono giudizio.
Che cosa è successo alle cinque eccezioni
Quando le evidenze non erano sufficienti, il sistema non ha tirato a indovinare.
Esposte come eccezioni
Cinque transazioni non è stato possibile riconciliarle in modo affidabile con le evidenze disponibili e sono state instradate per la revisione.
Nessun abbinamento indovinato
Quando le evidenze erano insufficienti, il sistema si è fermato e ha creato un’eccezione invece di inventare certezza.
Le evidenze mancanti rese visibili
Ogni eccezione ha mostrato i documenti, i dati della transazione e le lacune irrisolte necessari alla revisione.
La decisione l’ha presa il contabile
Il sistema ha preparato il caso, ma il team finanziario ha determinato la riconciliazione finale.
Le evidenze sono rimaste allegate
Una volta risolto, il record ha conservato i documenti di supporto e la traccia della decisione dietro l’esito.
Il sistema è affidabile non perché automatizza il 98,2% del lavoro, ma perché rende il restante 1,8% esplicito, controllato e verificabile.
L'agente finanziario
Un agente finanziario. Due compiti.
I dati riconciliati alimentano un agente finanziario utilizzato sia dal CEO sia dal team finanziario.
Base finanziaria affidabile
Un agente finanziario
Risposte
CEO
- Consulta direttamente i record riconciliati
- Ottiene risposte supportate da evidenze
- Utilizza le informazioni per decidere
Eccezioni
Team finanziario
- Indaga sui casi incerti
- Esamina transazioni ed evidenze
- Mantiene la decisione finale sulla riconciliazione
Caso d'uso 01
Il CEO può interrogare direttamente i dati aziendali.
Invece di chiedere a qualcuno di ricomporre le informazioni, il CEO può interrogare direttamente i dati finanziari riconciliati.
- Qual è la nostra liquidità consolidata tra le due società?
- Sono 1.284.506,32 €.
Società holding: 961.210,11 € al 31 dic.
Società operativa: 323.296,21 € al 30 dic.
Tutto riconciliato con gli estratti conto bancari. - C'è qualcosa in sospeso che dovrei sapere?
- Tre transazioni attendono revisione. La più grande è di 18.435,20 €, non riconciliata da sei giorni. Ogni cifra rimanda al documento di origine.
- Chi se ne occupa?
- È in coda al tuo responsabile finanziario con l'evidenza allegata. Nulla è stato contabilizzato senza approvazione umana.
Il CEO può fare domande su:
- Spesa per fornitore
- Pagamenti tra entità
- Documentazione mancante
- Transazioni insolite
- Andamento della spesa
- Qualsiasi altra informazione contenuta nei dati riconciliati
Ogni risposta resta collegata alle evidenze disponibili.
Prima
Chiedere a qualcuno di trovare, riconciliare e spiegare la risposta.
Ora
Interrogare direttamente il sistema finanziario.
Caso d'uso 02
Il team finanziario esamina le eccezioni.
Quando il sistema non riesce a stabilire un abbinamento affidabile, l'agente aiuta il team finanziario a capire perché.
Riunisce:
- La transazione bancaria
- I documenti disponibili
- I registri finanziari correlati
- Le evidenze che supportano i possibili abbinamenti
- Le informazioni mancanti o contraddittorie
L'agente prepara l'analisi. La persona esamina le evidenze e prende la decisione finale.
Misurazione e perimetro
Che cosa è stato misurato e che cosa stimato.
Risultati osservati del sistema
284 transazioni bancarie. Un intero esercizio finanziario.
- 279 abbinate automaticamente
- 5 sottoposte a revisione umana
documenti elaborati
transazioni bancarie elaborate
abbinate automaticamente
tasso di abbinamento automatico
eccezioni
tasso di eccezione
possibili fatture duplicate identificate
lacune rilevate nelle fatture estere
ambito misurato
Impatto stimato sulle persone
ore di riconciliazione manuale all'anno
di capacità restituita al team
di riduzione del lavoro manuale di riconciliazione
di capacità liberata
restituite al CEO
Le cifre sulle prestazioni del sistema sono misurate sul dataset di produzione. Le cifre sull’impatto sulle persone sono stime basate sul precedente carico di lavoro del team e sul volume di eccezioni osservato.
Oltre un singolo processo
Quanto dimostrato finora è solo una parte della portata potenziale.
- 2 entità × 1 esercizio finanziario2 entità · un esercizio fiscale
- 17 entità × più periodi finanziari2024 · 2025 · 2026 fino a oggi
Un singolo esercizio per tutte e 17 le società rappresenta una portata, per numero di società, 8,5 volte superiore a quella del caso misurato.
Ogni società può avere volumi di transazioni e complessità diversi, quindi non presentiamo questo moltiplicatore come un risparmio già realizzato.
Il principio operativo, però, non cambia: quando la riconciliazione diventa una capacità del sistema anziché un'attività umana ricorrente, il beneficio cresce man mano che si incorpora altro lavoro finanziario.
Dal lavoro di back office all'infrastruttura finanziaria
Prima
- Le persone riconciliano i dati manualmente
- Il CEO chiede risposte ad altre persone
- Ogni nuova richiesta di informazioni genera altro lavoro manuale
Ora
- Transazioni e documenti vengono riconciliati automaticamente
- Le persone lavorano soltanto sulle eccezioni
- Il CEO consulta direttamente i dati riconciliati tramite l'agente
- Il team finanziario utilizza lo stesso agente per esaminare le eccezioni
Successivo
- Generare report per gli investitori dalla stessa base finanziaria
- Preparare il reporting bancario per i processi di finanziamento
- Incorporare nel sistema altre società e altri periodi finanziari
Il beneficio non consiste soltanto nelle circa 2.095 ore annue di capacità recuperata nella riconciliazione. Consiste nell'aver creato un'infrastruttura finanziaria riutilizzabile in tutto il gruppo.
Valutiamo il tuo processo critico.
Non devi partire da una strategia di IA. Bastano un processo concreto, il suo carico di lavoro attuale, i sistemi coinvolti e i punti in cui è ancora necessario il giudizio umano. In 30 minuti possiamo valutare se esiste un'opportunità reale per trasformare quel lavoro in un sistema in produzione e quali condizioni devono essere soddisfatte perché ne valga la pena.